O Conectividade Social ICP deve ser adotado por todos os tipos de empregadores, entre os quais os Condomínios. Com características próprias, os condomínios têm sua existência regida por uma legislação específica, com importantes diferenças em relação a outras personalidades jurídicas.

Tais diferenças trazem implicações interessantes ao processo de Certificação Digital. Os condomínios não possuem, por exemplo, contratos sociais ou estatutos registrados nas juntas comerciais, documentos imprescindíveis para a Certificação Digital de empresas ou entidades. O representante legal do condomínio e responsável pelo Certificado Digital é o síndico, que, na maioria das vezes, não faz dessa função sua atividade profissional e pode contar com menor disponibilidade para as tarefas relacionadas à Certificação.

Por outro lado, são identificadas diferentes situações de enquadramento legal para este tipo de entidade. Existem condomínios que possuem convenções registradas nos cartórios de registro de imóveis. Outros, por diversas razões, ainda não conseguiram constituir ou registrar convenções nos RGIs, conforme as disposições constantes no Código Civil.

Para atender a essa variada gama de situações em sintonia com as entidades representativas do segmento, o ITI baixou uma Instrução Normativa definindo os padrões e regras através das quais os condomínios poderão obter seus Certificados Digitais ICP. Na ausência da convenção registrada nos Cartórios de Registro de Imóveis, o condomínio deverá apresentar uma certidão de individuação do imóvel e uma certidão de ônus reais de um dos participantes da assembleia que elegeu o síndico. A ata da assembleia que elegeu o síndico, com registro em cartório, a inscrição no Cadastro Nacional de Pessoas Jurídicas (CNPJ) e os documentos do síndico deverão ser apresentados em ambos os casos.

A partir das definições dessa Instrução Normativa, o desafio agora está na obtenção em tempo hábil dessas certidões. Os Cartórios de Registro de Imóveis têm respondido a exigência da certidão de individuação com diferentes tipos de documento, conforme a situação do imóvel e as próprias práticas desses cartórios. Em muitos casos, os cartórios emitem certidões de inteiro teor da matrícula mãe do imóvel, disponível pela existência de tal matrícula. Em casos em que não existe a matrícula, a certidão é lavrada a partir de informações constantes em livros de registro. O importante é que o cartório indique claramente a existência e a discriminação do condomínio, prova de sua existência real.

Existem ainda situações específicas de condomínios que não conseguem enquadramento nas atuais regras de Certificação Digital. É o caso dos condomínios ainda não inscritos no CNPJ - registram seus funcionários a partir de CEI, vinculado muitas vezes a um CPF desatualizado. Também é o caso de condomínios constituídos em imóveis em diversas situações jurídicas que impedem seu registro frente ao Cartório de Registro de Imóveis. Nesses casos, é fundamental que o condomínio busque garantir adequar sua situação jurídica, inscrevendo-se no CNPJ ou regulamentando-se frente ao Cartório de RGI.

Temos tido a oportunidade, como Autoridade de Registro, de orientar e apoiar empresas de administração de condomínios, síndicos e mesmo Cartórios de Registro de Imóveis na interpretação da Instrução Normativa e no atendimento aos seus requisitos. Pudemos verificar que, por sua especificidade, a Certificação Digital de condomínios exige um esforço extra para sua correta efetivação. Teremos nos próximos meses um volume crescente de pedidos de Certificação Digital, antecedidos da emissão de certidões nos cartórios, a lavratura ou registro de atas e outras atividades relacionadas aos pré-requisitos legais. É importante a atenção de todos os participantes desse processo, que devem preparar-se para esse momento de afluxo.

Autor: Bruno Linhares é sócio gestor da CertifiqueOnline, Autoridade de Registro vinculada à AC Certisign e localizada no Rio de Janeiro.