O objetivo deste texto é apresentar minhas considerações sobre o trabalho prestado pelo escritório P&B Compliance na adequação da Serventia às exigências da Lei Geral de Proteção de Dados.

Inicialmente, a primeira reunião teve o objetivo de alinhar uma agenda e plano de trabalho para que as adequações necessárias acontecessem de forma serena e sem atrapalhar o fluxo de trabalho da serventia.

O passo seguinte foi uma reunião com os responsáveis de cada setor para que eles pudessem explicar a equipe da P&B sobre os procedimentos que são usados na serventia. Nesta mesma reunião foi informado aos responsáveis de cada setor com relação ao objetivo e obrigações criadas pela LGPD no âmbito dos serviços prestados na serventia e que, para tanto, haveria a necessidade de preenchimento de algumas planilhas com informações pormenorizadas sobre os procedimentos internos.

Recebidas tais planilhas, houve engajamento de todos os envolvidos na prestação das informações e, com isso, foi possível traçar o plano de trabalho de adequação.

A análise do escritório determinou que muitas das exigências da LGPD já vinham sendo cumpridas pela serventia, sendo detectada a necessidade de aprimoramentos, à saber:

1) Determinação de responsável para receber as reclamações e pedidos de informações dos titulares dos dados e do responsável pelo tratamento possíveis vazamentos de dados;

2) Criação de e-mail de contato exclusivo para pedidos de informações, denuncias e reclamações ligadas à LGPD, em ambiente distinto do contato de elogios, reclamações e informações que já é utilizado na serventia;

3) Criação e divulgação dos documentos de orientação referente a Política de Privacidade, direitos e obrigações dos titulares de dados;

4) Criação dos modelos de contratos, adendos e anexos aos contratos dos prestadores de serviço, bem como dos funcionários.

Passamos assim para o próximo passo que é o trabalho de educação e treinamento dos colaboradores da serventia, com o fim de que todos tenham ciência de suas responsabilidades e obrigações, criando assim um ambiente em que todos saibam como se portar ao tratar os dados dos clientes, sem, contudo, atrapalhar ou travar os processos de trabalho que já eram utilizados.

Esses foram os fluxos de trabalho para início da adequação.

No início pareceu que iria ser bastante complicado e me preocupei com impacto que poderia gerar no fluxo de trabalho. Por isso, comecei a mudar internamente os procedimentos de trabalho, para evitar que possíveis exigências pudessem criar dificuldades para o desenvolvimento dos serviços internos. A primeira dessas mudanças foi a conscientização dos colaboradores quanto ao descarte de documentos, como por exemplo, cópias de documentos dos clientes tiradas de maneira incorreta, ou aquelas cópias solicitadas pelo usuário e que durante a prestação do serviço o mesmo desiste ou abandona no caixa, cópias duplicadas, entre outros. Criamos um sistema em que todos esses papéis são reservados em uma caixa separada do lixo comum e, ao final do expediente são destruídos numa fragmentadora interna.

Estamos trabalhando para diminuir a quantidade de documentos físicos, dando primazia para documentos essencialmente eletrônicos ou digitais que são mais fáceis de lidar, arquivar e inutilizar ao final do uso.

Com essas ações iniciais, foi possível reduzir o impacto das mudanças criadas pela LGPD, ao ponto da P&B verificar que não seriam necessárias muitas mudanças e sim um trabalho pesado de educação e conscientização, uma vez que este tipo de exigência nunca fora necessário.

A meu ver foi muito produtivo o trabalho, pois criou em mim a necessidade de visualizar os procedimentos da LGPD sob a ótica da prática dos serviços cartorários. Existiam alguns erros internos que precisaram ser corrigidos, sito como exemplo:

1º Problema: Conectar pen-drive de clientes e/ou permitir que o cliente acesse seu e-mail pessoal de uma estação da serventia para impressão de documentos para a prática de atos. Solução: Já existia uma rede Wi-Fi que ficava fora da rede do cartório e que era pouco utilizada e divulgada para os clientes, foi aumentada a capacidade de tráfego desta rede e divulgada a sua existência para os frequentadores da serventia. Foi criado, ainda, um e-mail específico em que os clientes poderiam enviar os arquivos em formato PDF que eventualmente precisassem que fosse impresso para a prática do ato, ficando expressamente proibido a conexão de qualquer dispositivo em qualquer estação da serventia.

2º Problema: Cópias dos DUT utilizados para comunicação das transferências de Veículos ao SEFAZ. Por determinação legal, é obrigatória a comunicação de venda de veículos para a Secretaria da Fazenda do Estado de São Paulo, com a respectiva imagem do documento reconhecido. Ocorre que a legislação fala na obrigação do envio dos documentos por meio digital e não determina o prazo que esses documentos devem ser guardados. Solução: Como os documentos precisavam ser digitalizados para envio na plataforma do SEFAZ, os documentos físicos passaram a ser reservados para serem destruídos juntamente com os demais papéis da Serventia, ao final de cada expediente. Essa destinação é dada logo após a verificação que fazemos dentro do sistema para saber se as imagens subiram corretamente. Dessa forma foi possível diminuir a quantidade de papéis sob a responsabilidade do cartório, sem deixar de cumprir obrigação legal de prestação de informações e sem perder a rastreabilidade dos documentos, uma vez que a imagem digital fica guardada dentro do Servidor da Fazenda.

3º Problema: Descarte de papéis e documentos em geral. Não tínhamos um plano de descarte apropriado para fotocópias de documentos pessoais, contratos sociais, minutas para conferência de certidões e demais instrumentos, que posteriormente eram lavrados na serventia. Esses papéis quando não eram do documento do cliente, muitas vezes possuíam informações como endereços, filiação entre outros. O descarte não era apropriado uma vez que alguns funcionários rasgavam os papéis e outros ainda simplesmente amassavam e jogavam no lixo comum. Solução: Aquisição de uma trituradora de papéis e a criação de espaços em cada setor do Cartório, onde estes papéis são colocados. Ao final do dia esses papéis são triturados. Na forma antiga era possível fazer a remontagem dos papéis e assim conseguir ler as informações ali constantes. Com a trituração dos documentos, internamente, impossibilitamos que o papel seja recuperado, evitamos o trânsito desses papéis, uma vez que o processo é feito pelos próprios funcionários e ainda contribuímos para o descarte correto, pois não colocamos mais em lixo comum, sendo descartado em caminhão de coleta apropriado para esse tipo de lixo. 

Esses foram alguns dos problemas pontuais que detectamos e que foram corrigidos de pronto, com ações simples e com baixo custo.

Finalmente, muitos são os desafios para se implantar um sistema de controle de dados, que é o objetivo da LGPD mas, a meu ver, as mudanças devem começar na cabeça do administrador. Aqui, eu achava que estava adequado à legislação e não precisa fazer nada, mas os erros e as falhas encontradas mostraram que eu precisava mudar minha forma de ver a aplicabilidade da LGPD. 

Estar amparado ou auxiliado com um parceiro que indique os pontos fortes e as falhas nos sistemas e procedimentos é muito importante. Tomar medidas imediatas, mesmo no início do processo de adequação, é muito importante, pois diminui o impacto ou o susto que poderíamos ter com o relatório inicial. Isto porque, nesse primeiro relatório parece que existem várias falhas, mas na verdade muitas delas são apenas uma questão de postura dos responsáveis e dos colaboradores. Todo o processo parece chato, difícil e, muitas vezes, impossível, mas não é. Essa foi minha experiência com a adequação feita. É lógico que cada um vai ter mais ou menos dificuldades, mas entendo que cada um vai acabar percebendo que no final das contas o bicho não é tão feio assim.

*Ricardo Alexandre de Alcântara é Oficial de Registro Civil das Pessoas Naturais do 24º Subdistrito de Indianópolis, da comarca da Capital.