A Associação dos Registradores de Pessoas Naturais do Estado de São Paulo (Arpen/SP) realizou entrevista exclusiva com Lucas Paglia, sócio e fundador da P&B Compliance, um dos responsáveis pela adequação dos Cartórios de Registro Civil paulistas à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Durante a conversa, Paglia estabeleceu os principais passos para as mudanças em cumprimento à legislação e comentou sobre a importância da transparência dos dados nas serventias, em especial para a credibilidade e confiança junto ao usuário.

Confira abaixo a entrevista na íntegra:

Arpen/SP - Qual é a experiência do escritório P&B Compliance em Direito Digital e particularmente, no desenvolvimento de projetos de adequação à LGPD?

Lucas Paglia - Somos um escritório de consultoria focada 100%. Apesar de eu ser advogado de formação, sempre trabalhei com compliance e a questão de boas práticas. Comecei a trabalhar com privacidade do digital em 2016, quando a lei europeia de proteção de dados entrou em vigor e passou a ser cobrada pelas empresas a partir de 2018. Nesse momento, eu fazia pós-graduação em Compliance na Faculdade Getúlio Vargas, onde conheci meus sócios, o Renato e o Bruno. Fundamos o escritório e combinamos de trabalhar com compliance e privacidade. Então, apesar da nossa formação ser de advogados, não somos um escritório de Advocacia. Aqui, não temos ações trabalhistas nem civis. O corpo de funcionários é todo focado nestes únicos temas, compliance e privacidade de dados. Eles têm especialização de LGPD ou compliance, todos eles. 80% do corpo são advogados, mas tenho, também, para encarar as três frentes do que a própria LGPD pede, a parte de TI e Segurança da Informação. Hoje, para você adequar desde um cartório até a Prefeitura de São Paulo, que é nossa cliente, temos que adequá-los, inclusive, na parte de TI e Segurança da Informação. Eu não posso simplesmente analisar um relatório e achar que está resolvido, tenho que ver se existem falhas na forma de armazenar, no servidor, na nuvem. Tudo isso faz parte da adequação do escritório.
 
Arpen/SP - Qual é a primeira etapa para que se faça um bom trabalho de adequação, no que diz respeito ao Registro Civil?

Lucas Paglia - A primeira é conhecer a realidade em que você vive. Para começarmos a trabalhar com a Arpen/SP, tivemos que estudar muito as normas técnicas próprias da Associação e as próprias dos cartórios. O importante é vivenciarmos um pouco, até li um livro indicado pela Karine Boselli, escrito por ela própria em parceria com a Daniela Mroz, sobre os registros. Era importante eu e meus colaboradores entendermos não só os provimentos, mas também a realidade que os cartórios vivem. Fizemos uma imersão muito grande na realidade das serventias. E este foi o ponto zero: entender o que um cartório faz, seja de Notas ou de RCPN, não importa, tivemos que entender o que eles fazem.
 
Arpen/SP - Qual é a sequência desse processo de cumprimento junto aos requisitos da nova legislação?

Lucas Paglia - Num segundo momento, já com estas informações, realizamos o mapeamento e o diagnóstico do cartório. E para isso, são realizadas entrevistas, jurídicas e técnicas. Hoje estamos nesta fase com a maioria das serventias que atendemos. Temos duas equipes que entram separadas no cartório, fazendo perguntas, por exemplo: "como fazer um registro de casamento", "quais documentos são pedidos", "você segue exatamente o que está na norma técnica". Quando fazemos as entrevistas vemos possíveis coisas a mais, ou a menos. Não adianta termos a norma se a pessoa faz uma realidade diferente. A segunda grande etapa é este diagnóstico, que será mapeado por meio das entrevistas.
 
Arpen/SP - Do que é constituída a terceira etapa?

Lucas Paglia - A terceira etapa é a montagem do relatório, a partir do diagnóstico. Todas as respostas das entrevistas mostram os riscos e possibilidades de lacunas pelo não cumprimento da lei por parte do oficial. Por exemplo, para coletar o CPF de um cidadão, é permitido fazer isso caso haja uma normativa, uma portaria, um código civil ou trabalhista, ou qual seja a regra que tenha para a coleta deste dado. Caso não tenha sido pedido o consentimento da pessoa no momento da coleta do dado, há uma lacuna que o diagnóstico identifica dentro do que chamamos Fluxo do Dado Pessoal, que é a vida útil dos dados dentro dos Cartórios. Assim, aparecem três tópicos, que são: como este dado entra na serventia, onde é armazenado e por quanto tempo, e como este dado sai. Eu brinco que é basicamente um quebra-cabeça. Você pega um quebra-cabeça, abre ele, coloca as peças de ponta cabeça na mesa, e então você se arrepende num primeiro momento. Mas agora você começou, e precisa terminar. Como você continua isso? Comece pelas bordas. Entenda o que é a água, o que é a terra e o que é a árvore do desenho. O que fazemos nos cartórios, de uma maneira obviamente figurativa, é isto. É entender o fluxo destas informações para cada realidade. Ou seja, fazemos o diagnóstico, desenvolvemos o relatório e o terceiro ponto é o plano de ação, que é como vamos agir para chegar, mitigar e reduzir o risco do que encontramos.
 
Arpen/SP - E quais são as últimas etapas do processo de adaptação dos Cartórios?

Lucas Paglia - A partir do plano de ação, que é a fase quatro, vamos treinar, conscientizar, e aculturar os participantes. E na fase cinco é o monitoramento, porque novas solicitações podem ocorrer e novas regras podem mudar. Então precisamos sempre estar monitorando o seu programa, que é quando entramos naquele ciclo de monitoramento de qualquer programa que você começa do zero.
 
Arpen/SP - Qual é o grande diferencial do seu escritório em relação ao trabalho de adequação?

Lucas Paglia - Eu acho que existem alguns. O primeiro deles é a nossa questão de especialização. Nós apenas fazemos isso, então não temos outro objetivo no escritório quando entramos em um cliente. Meu único objetivo é adequá-los à LGPD. Então, a minha especialização e da minha equipe é muito alta. Não temos pessoas que não sabem fazer o que elas fazem, não temos uma área deficitária em que pegamos uma pessoa e colocamos no projeto. Todos aqui sabem o que estão fazendo, e isto é um diferencial. Um segundo diferencial é que atuamos nestas duas frentes, não apenas jurídica, mas também temos nossa equipe técnica. Temos profissionais de Segurança da Informação e de TI dentro do escritório. Isso para nós é fundamental. Terceiro é nossa experiência. Há mais de dois anos que só fazemos isso. Temos clientes como a Prefeitura de São Paulo, o Grupo GPA-Assaí e a Federação Brasileira dos Hospitais. Temos volume suficiente de informação em mais de 100 projetos hoje entregues ou em andamento. E custo, hoje em dia temos um valor que os escritórios normalmente não têm. Então, para nós, o quarto diferencial seria o custo e as formas de pagamento. Hoje em dia temos a possibilidade de dividir em muitas vezes o valor de uma adequação.
 
Arpen/SP - Com a experiência obtida até aqui no contato com o Registro Civil, qual deve ser o foco da atenção dos oficiais para a adequada observância da Lei?

Lucas Paglia - Acho que existem duas premissas fundamentais. A primeira é a questão de dar finalidade e transparência para as coletas. Respeitar estes princípios é muito importante. Tomar cuidado com a transparência que você dá numa coleta de dado, por mais que você seja obrigado a coletá-lo. E mesmo que você tenha uma norma técnica que te obrigue a coletar este dado, é importante que você fale o porquê de estar coletando. Então dar transparência e finalidade para essa coleta é importantíssimo. Esta é a premissa número um. E o segundo ponto é tomar cuidado, pois isso hoje pode gerar um problema grande de reputação, de possíveis injustiças no Procon, e tudo mais. Porque o dado pessoal é do titular, e ele pode ir a um cartório e questionar sobre o armazenamento desse dado. E caso o oficial não responda dentro do prazo legal, ou da maneira correta, ele poderá ser responsabilizado. Então, estes são cuidados importantes que você deve ter com o cliente, dar esta finalidade e transparência a ele.
 
Arpen/SP – Para serventias de menor porte que optarem por fazer a adequação de maneira autônoma, qual conselho fundamental daria para eles?

Lucas Paglia - De forma autônoma, o mínimo seria uma revisão do que foi feito, por uma empresa especializada, mesmo que seja pontual. Porque o diagnóstico é fundamental que seja feito correto. É por meio dele que você identifica o problema. Então, se você identificar o problema de maneira errada, você não conseguirá solucioná-lo, pois a matriz começou errada. Pelo menos nesta fase inicial, contar com a ajuda ou com a revisão de uma pessoa especializada, para você depois continuar para frente com sua adequação, da sua forma, com seu orçamento, com o que for, aí tudo bem. Mas este ponto inicial tem que ser minimamente revisto por profissionais que já tenham feito isso, porque é dali que você consegue continuar com o projeto.
 
Arpen/SP - Quais são os riscos e as responsabilidades envolvidos na ausência de adequação das serventias à LGPD?

Lucas Paglia - Primeiro é importante por ser uma questão de obrigatoriedade. Tem uma lei e um provimento que obrigam os cartórios a estarem, hoje em dia, adequados. Então, independentemente de eu falar que é uma coisa interessante de se ter, de organização de arquivos e de diminuição de responsabilidade, pois tem coisa que você talvez não precise mais e que você está armazenando achando que um dia vai usar, mas sabemos que não precisa, há essa questão da obrigatoriedade. Um ponto importante também é a digitalização. Muitos RCPN estão começando a digitalizar, e isso reduz custo de armazenamento e torna mais ágil e moderno o processo do registro. Eu vejo a Lei como um ponto fundamental da adequação, mas é, também, entender a realidade em que vivemos. Com a pandemia, precisamos entender que tudo ficou a distância e remoto. Claro que às vezes a ida ao registro é necessária, mas a tendência é que precisemos nos deslocarmos menos aos lugares, e quanto mais organizado você estiver digitalmente com estes dados, mais fácil a migração e menos problemática, com menos riscos nessa adaptação. E o risco que pode haver é o de uma multa, um problema que você tenha com o titular. Isso hoje em dia é um diferencial competitivo. Se você não estiver adequado, poderá ter problema com quem é usuário do seu registro, porque ele vai querer saber se o cartório está adaptado.