Dando continuidade à série da Associação dos Registradores de Pessoas Naturais do Estado de São Paulo (Arpen/SP) sobre a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), Juliano Maranhão, sócio e fundador do Sampaio Ferraz Advogados, concedeu entrevista exclusiva para tratar dos principais motivos e responsabilidades da adequação dos cartórios à nova Lei. Maranhão ainda explicou as principais etapas a serem seguidas para uma boa adaptação, e deu conselhos para as serventias de pequeno porte.

Confira abaixo a entrevista na íntegra:

Arpen/SP – Qual a experiência do escritório no Direito Digital, e particularmente, no desenvolvimento de projetos de adequação de empresas à LGPD?

Juliano Maranhão - O Sampaio Ferraz Advogados possui sólida atuação em Direito Digital e proteção de dados, em âmbito consultivo e contencioso. No âmbito de projetos de conformidade à Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), o escritório possui clientes de segmentos econômicos variados, médias e grandes empresas, com atuação no Brasil e global. O escritório também possui experiência em projetos voltados à conformidade de serventias de Notas, Registro Civil e de Imóveis à LGPD.
 
Arpen/SP - Quais são as etapas fundamentais para que se faça um bom trabalho de adequação, no que diz respeito especificamente ao Registro Civil?

Juliano Maranhão - Ao nosso entender, são três etapas fundamentais para que se tenha um trabalho sólido de adequação: mapeamento e diagnóstico da serventia; construção de um programa de governança em privacidade; e proteção de dados e treinamento. No que diz respeito à etapa de mapeamento e diagnóstico, é fundamental, tanto para o Sampaio Ferraz Advogados como para o registrador, conhecer todas as atividades de tratamento de dados desenvolvidas, sejam inerentes ou não ao exercício do ofício. Essa etapa é de suma importância para se ter claro todo o fluxo de dados pessoais, em todas as atividades desenvolvidas na serventia. De posse dessa informação, um plano de ação é estabelecido com vistas a mitigar eventuais vulnerabilidades da serventia em relação ao tratamento de dados pessoais em atividades intrínsecas à atividade registral, como também nas atividades administrativas e gerenciais.
 
Arpen/SP - Com a experiência obtida até aqui no contato com o RCPN, quais são os maiores fatores de risco apresentados pelas serventias na proteção de dados?

Juliano Maranhão - De acordo com nossa experiência, em diálogo com registradores e substitutos dos cartórios, alguns pontos merecem ser destacados como principais vulnerabilidades até o momento: (I) possível conflito de interesse no acúmulo de funções – tabelião substituto exerce função de registrador; (II) falta de política de segurança da informação estruturada em documentos escritos com planos de contingência; (III) ausência de canal específico de atendimento de solicitações do exercício dos direitos dos titulares; e (IV) compartilhamento de dados pessoais com terceiros, em particular com órgãos públicos.
 
Arpen/SP - Para as serventias de menor porte que optarem por fazer a adequação de maneira autônoma, qual conselho fundamental daria a elas?

Juliano Maranhão - A adequação à LGPD é complexa e não se resolve em uma única etapa. É essencial o mapeamento de todas as atividades de tratamento de dados pessoais, sejam elas inerentes ou não à atividade registral, a fim de conhecer o fluxo dos dados pessoais em sua serventia. Além disso, a serventia deve elaborar os documentos previstos no Provimento nº 23/2020, para que seu programa de conformidade tenha sustentação, já que esses documentos deverão trazer as principais regras de tratamento dos dados pessoais.
 
Arpen/SP - Qual a importância da adequação das serventias de RCPN à LGPD?

Juliano Maranhão - Para assegurar o cumprimento dos deveres do papel de controlador desempenhado pelos registradores, conforme determina o Provimento nº 60/2020 do CNJ, item 129, em relação à LGPD, é necessária a revisão das práticas notariais no tratamento de dados pessoais de forma geral, seja nas atividades inerentes ao exercício do ofício, seja nas atividades gerenciais-administrativas, ainda que haja limitação nas prerrogativas dos titulares em decorrência da função pública exercida pelos registradores.
 
Arpen/SP - Quais os riscos e as responsabilidades envolvidos na ausência de adequação?

Juliano Maranhão - Os principais riscos estão relacionados à violação na reputação da serventia, além de algumas sanções como publicização da violação e mesmo advertência, não obstante seja possível a aplicação de infrações disciplinares pelos órgãos competentes por inobservância das prescrições legais ou normativas.