59. A ficha-padrão destinada ao reconhecimento de firmas conterá os seguintes elementos:
a) nome do depositante, endereço, profissão, nacionalidade, estado civil, filiação e data do nascimento;
b) indicação do número de inscrição no CIC, quando for o caso, e do documento de identidade, com o respectivo número, data de emissão e repartição expedidora;
c) data do depósito da firma;
d) assinatura do depositante, aposta 2 (duas) vezes;
e) rubrica e identificação do tabelião ou escrevente que verificou a regularidade do preenchimento;
f) no caso de depositante cego ou portador de visão subnormal, certidão de que o depositante exibiu cédula de identidade (letra "b"), cujo número foi anotado, bem como de que as assinaturas do depositante e as de 2 (dois) apresentantes devidamente qualificados, foram lançadas na presença do notário;114
g) no caso de depositante semi-alfabetizado, deve ser adotado o procedimento previsto na alínea anterior.115
59.1. É obrigatória a utilização de cartão de assinatura padronizado para reconhecimento de firma: 116
a) o cartão de assinatura será dotado de elementos e características técnicas de segurança;
b) a distribuição e a fabricação do cartão de assinatura serão contratadas pelo Colégio Notarial do Brasil - Seção de São Paulo e pela Associação dos Registradores das Pessoas Naturais, que deverão escolher empresas especializadas, que preencham os requisitos de segurança e idoneidade;
c) a escolha da empresa fornecedora e dos modelos a serem adotados será submetida à homologação desta Corregedoria Geral da Justiça, quando será procedida a verificação de atendimento dos requisitos acima propostos;
d) o Colégio Notarial do Brasil - Seção de São Paulo e a Associação dos Registradores das Pessoas Naturais fornecerão ao fabricante o cadastro de todos os Tabeliães de Notas e Oficiais de Registro Civil das Pessoas Naturais e dos responsáveis pelo expediente de unidades vagas, o qual será mantido atualizado;
e) a aquisição do cartão de assinatura será sempre feita exclusiva e diretamente junto ao fornecedor;
f) em cada uma das unidades de serviço extrajudicial será mantido classificador próprio para arquivamento de todos os documentos referentes à requisição e ao recebimento do cartão de assinatura, do qual constará o número de cartões recebidos, utilizados e o estoque existente;
g) é vedado o repasse de cartão de assinatura de uma unidade extrajudicial para outra;
h) os Tabeliães de Notas e os Oficiais de Registro Civil das Pessoas Naturais e os responsáveis pelo expediente de unidades vagas velarão pela guarda dos cartões de assinatura em local seguro;
i) o fabricante deverá fornecer mensalmente à Corregedoria Geral da Justiça relação com os dados relativos às aquisições feitas pelas Serventias para inserção no banco de dados da Corregedoria Geral da Justiça, em disquete ou impresso, que ficarão arquivados;
j) as Serventias serão identificadas na numeração lançada no cartão de assinatura. Parte desta deverá conter o mesmo número atribuído às Serventias pela Corregedoria Geral da Justiça no cadastro de que dispõe;
l) os cartões deverão ter numeração seqüencial e ininterrupta e serão fornecidos em formulário contínuo;
m) o extravio ou a subtração do cartão de assinatura será imediatamente comunicado à Corregedoria Permanente a qual se incumbirá de informar à Corregedoria Geral da Justiça com a numeração respectiva, para fins de publicação na imprensa oficial;
n) cada Tabelião e Oficial delegado ou designado comunicará obrigatoriamente ao final de cada bimestre às Corregedorias Permanente e Geral da Justiça a quantidade e a numeração de cartões de assinatura danificados.
60. É obrigatória a apresentação do original de documento de identidade (Registro Geral; Carteira Nacional de Habilitação, modelo atual, instituído pela Lei número 9.503/97, com o prazo de validade em vigor; carteira de exercício profissional expedida pelos entes criados por Lei Federal, nos termos da Lei nº 6.206/75 ou passaporte que, na hipótese de estrangeiro, deverá estar com prazo do visto não expirado) para a abertura de ficha-padrão, vedada a apresentação destes documentos replastificados. Os tabeliães estão autorizados a extrair, às expensas dos interessados, cópia reprográfica do documento de identidade apresentado para preenchimento da ficha-padrão, na hipótese do próprio interessado não fornecer a cópia autenticada. Em qualquer caso, a cópia será devidamente arquivada com a ficha-padrão para fácil verificação. 117
61. O reconhecimento, com a menção de ser a firma autêntica, ou de ter sido feito por semelhança, deve conter o nome da pessoa a que se refere. 118
61.1. É vedado o reconhecimento por abono, salvo no caso de procuração firmada por réu preso e outorgada a advogado, desde que visada pelo Diretor do Presídio, com sinal ou carimbo de identificação. 119
61.2. Será mantido livro próprio para o controle dos atos de reconhecimento de firma como autêntica, podendo ser aberto, a critério do Tabelião, até no máximo um livro para cada escrevente autorizado a lavrar tais atos. 120
61.3. No reconhecimento da firma como autêntica, será pelo Tabelião, ou pelo escrevente por ele autorizado, lavrado, no livro a que se refere o subitem anterior, termo de comparecimento da parte, que deverá ser identificada e qualificada, observado o item 12, "a", deste Capítulo, indicando-se o local, a data e a natureza do ato em que foi reconhecida como autêntica a firma lançada, sem prejuízo de ser colhida amostra da assinatura na ficha-padrão, que deverá permanecer junto ao acervo. 121
61.4. É facultado, na hipótese de reconhecimento de firma por autenticidade de vários documentos referentes à mesma pessoa física ou ao mesmo representante da pessoa jurídica, a escrituração de um termo referente a cada documento em ordem seqüencial e ininterrupta, mediante inutilização do campo relativo à assinatura de cada um deles. O termo subseqüente servirá para a subscrição do usuário e para o encerramento, onde será consignado pelo preposto que a assinatura ali aposta ratifica e é referente a todos os termos de números inicial e final da seqüência daquele signatário, com expressa menção do número de cada um dos termos a que se refere. 122
61.5. É facultado o uso de etiqueta adesiva na lavratura de reconhecimento de firma por autenticidade, a qual deverá ser integralmente preenchida por processo mecânico, exceto no que se refere às assinaturas da parte e do Tabelião, ou Oficial, ou escrevente autorizado, mediante aposição do visto daquele que lavrar o termo e carimbo com identificação do Tabelião ou Oficial, que ocupem parte da etiqueta e parte do livro, de modo a deixar marca em caso de remoção daquela: 123
a) a etiqueta deverá ser confeccionada em papel que contenha ranhuras ou micro-cortes que provoquem seu rompimento na tentativa de remoção, e nela deverá ser utilizada cola com quantidade suficiente para impedir remoção posterior; 124
b) o Colégio Notarial do Brasil - Seção de São Paulo, e a Associação dos Registradores de Pessoas Naturais do Estado de São Paulo contratarão fabricante único para as etiquetas que atenda aos critérios estabelecidos, o qual deverá manter controle da quantidade e do número das etiquetas fornecidas a cada Tabelião, ou Oficial; 125
c) a escolha da empresa fornecedora e do modelo de etiqueta adesiva a serem adotados será submetida à homologação desta Corregedoria Geral da Justiça, quando será procedida a verificação dos requisitos de segurança e idoneidade; 126
d) os Notários, Registradores Civis e os responsáveis pelo expediente das unidades vagas velarão pela guarda das etiquetas em local seguro; 127
e) o extravio e a subtração das etiquetas serão comunicados à Corregedoria Permanente respectiva, informando esta, à Corregedoria Geral da Justiça, a numeração respectiva das etiquetas; 128
f) o Oficial e o Tabelião delegado que utilizar este sistema será obrigado a comunicar, ao final de cada bimestre, à Corregedoria Permanente respectiva, a quantidade e a numeração seqüencial das etiquetas danificadas. O fabricante das etiquetas, por sua vez, deverá fornecer diretamente à Corregedoria Geral da Justiça, a cada bimestre, inventário completo, com menção da quantidade e das séries de numeração das etiquetas entregues a cada uma das unidades do serviço extrajudicial; 129
g) a faculdade prevista no subitem 61.4 é aplicável aos casos de lavratura do reconhecimento de firma por autenticidade por etiqueta adesiva. 130
62. O reconhecimento de firma quando feito por escrevente autorizado deverá ter a identificação de sua assinatura por carimbo individualizado.
63. Para o reconhecimento de firma poder-se-á exigir a presença do signatário ou a apresentação do seu documento de identidade e da prova de inscrição no CIC.
64. É vedado o reconhecimento de firma em documentos sem data, incompletos ou que contenham, no contexto, espaços em branco.
64.1. Se o instrumento contiver todos os elementos do ato, pode o tabelião ou escrevente autorizado reconhecer a firma de apenas uma das partes, não obstante faltar a assinatura da outra, ou das outras.
64-A. O reconhecimento de firmas de Juízes de Direito, quando autenticadas por Ofício de Justiça, somente será exigido nas hipóteses previstas em lei ou se houver dúvida em relação à sua autenticidade. 131
65. O preenchimento do cartão de firmas deverá ser feito na presença do tabelião ou do escrevente que deverá conferi-lo e visá-lo.
66. Fica proibida a entrega de fichas-padrão para o preenchimento fora do cartório.
67. É autorizado o reconhecimento de firmas em escrito de obrigação redigido em língua estrangeira, de procedência interna, uma vez adotados os caracteres comuns.
67.1. Nesse caso, além das cautelas normais, o tabelião fará mencionar, no próprio termo de reconhecimento ou junto a ele, que o documento, para produzir efeito no Brasil e para valer contra terceiros, deverá ser vertido em vernáculo, e registrada a tradução.132
68. Fica autorizada a adoção do processo de chancela mecânica, com o mesmo valor da assinatura de próprio punho do tabelião, oficial maior e escrevente autorizado, nos termos destinados ao reconhecimento de firmas, à autenticação de cópias de documentos extraídos mediante sistema reprográfico e à autenticação de chancelas mecânicas registradas na serventia.
69. A chancela mecânica conterá os seguintes dados e requisitos:
a) gravação da sigla PJ sobreposta à sigla SP;
b) designação do Cartório e da Comarca;
c) termo referente à respectiva autenticação de cópias de documentos e da chancela mecânica, ou ao reconhecimento de firma, com os claros a serem preenchidos; e
d) gravação da assinatura autorizada sobreposta ao nome por extenso, respectivo cargo e número da cédula de identidade (RG).
70. A máquina empregada para a impressão da chancela mecânica deverá possuir as seguintes condições técnicas:
a) disparador de impressão de chancela acionado eletronicamente;
b) tinta líquida, de cor preta, indelével, destituída de componentes magnetizáveis,
para impressão macerada, de maneira a não permitir cópias;
c) dispositivo de segurança acionado por meio de 3 (três) chaves;
d) contador elétrico numérico das chancelas efetuadas, selado, inviolável e irreversível;
e) trava de sobrecarga de cópias extras.
70.1. As chaves que acionam a máquina de chancelar, de que trata a alínea "c" deste item, ficarão sob a guarda, respectivamente, do tabelião, oficial maior e escrevente autorizado a operá-la, sendo todos responsáveis, solidariamente, pela regularidade do chancelamento dos documentos e inclusive pelo uso indevido de tal processo, por quem quer que seja.
71. A autorização para o uso de chancela mecânica será dada pelo Juiz Corregedor Permanente do respectivo Tabelionato, o qual fará, em seguida, comunicação à Corregedoria Geral da Justiça.
71.1. O pedido do tabelião será dirigido ao Juiz Corregedor Permanente, que, após verificar se a máquina e o clichê atendem às exigências dos itens 70 e 71, se manifestará, expressamente, sobre a conveniência da medida, a organização e o movimento da serventia, o zelo do titular e dos escreventes, e todas as demais condições, pessoais e materiais, que capacitem avaliar-se se o pretendente pode utilizar o sistema. O expediente deverá vir acompanhado de impressões dos clichês a serem adotados.
71.2. A autorização será negada, como regra, aos tabeliães de comarcas de 1ª e 2ª entrâncias, a menos comprovem devidamente dispor de movimento idêntico aos dos tabelionatos das comarcas de 3ª entrância, preenchendo os demais requisitos.
71.3. O Juiz Corregedor Permanente, ou o Corregedor Geral da Justiça, "ex officio", poderão suspender ou revogar a autorização concedida, inclusive apreendendo máquinas e clichês, quando necessário.133
Notas:
114 Provs. CGJ 26/83 e 42/99.
115 Prov. CGJ 01/2003.
116 Prov. CGJ 37/2005.
117 Provs. CGJ 8/2003, 14/2003 e 25/2006.
118 Prov. CGJ 10/81.
119 Prov. CGJ 10/81.
120 Prov. CGJ 20/99.
121 Prov. CGJ 20/99.
122 Prov. CGJ 13/2007.
123 Prov. CGJ 18/2007.
124 Prov. CGJ 18/2007.
125 Prov. CGJ 18/2007.
126 Prov. CGJ 18/2007.
127 Prov. CGJ 18/2007.
128 Prov. CGJ 18/2007.
129 Prov. CGJ 18/2007.
130 Prov. CGJ 18/2007.
131 Provs. CSM 504 e CGJ 12/94.
132 CC, art. 140 e LRP, art. 148.
133 Prov. CGJ 32/81.
